Uzman Olmayanlar için Hızlı Proje Planlama Rehberi

Müdürünüz çağırdı, damdan düşer gibi kucağınıza yeni projenizi verdi. Üzerine de ekledi : “Nuri, projeye hemen başlayalım, bu iş acil“. Her projenin olduğu gibi…

Yine mi birşey düşünmeye, planlamaya vakit yok, yine mi apar topar işe başlayacağız. Sonra bir türlü proje kapanmaz, bitmez, suçlu biz oluruz.

Çok tanıdık değil mi? İşte hepimizin başına gelen, yerdeki gerçek.

Ama aklınızdan çıkartmayın, başarılı ya da başarısız her işin sorumlusu proje yöneticisidir. O yüzden ağalar böyle istedi, vakit yok, adam eksik vs. lerin arkasına sığınmayın. Kendinize iyi-kötü bir yol haritası hazırlayın.

PMI (Project Management Institute) size 4×4’lük bir yol sunar ama bunun arkasında yatan varsayımı da planlamaya vakit ayıracağınızdır ve bu süreçte birbiriyle bağlantılı onlarca detaylı belge vardır.

Biz gelelim sıkışık bir takvim ve hemen başlama zorunluluğu olan durumlarda bir yol haritası çizmek adına hazırlayabileceğimiz planlama belgelerinin olmazsa olmazlarına ve kompakt halde neler içereceğine.

1. İlk Hareket : Projeyi alır almaz bilgisine güvendiğiniz, konu hakkında fikir sahibi olabilecek kişilerle görüşün. Böylece zaman, gerekli kaynaklar ve maliyetler hakkında genel bir fikriniz olur. Zaten yönetimin de ilgisini çekecek olan ana konular bunlardır.
2. Proje Başlatma Belgesi : Çoğu projede hazırlanma gereği duyulmuyor ama genel çerçeveyi çizmek açısından çok önemli. Tek sayfa hazırlayın yeter. En azından Proje neden başlatılıyor (ihtiyaç, pazardaki boşluk, yasal zorunluluk vb.), teslimatlar neler, kilometre taşları, varsayım ve kısıtlar, ana paydaşların kimler olduğunun yer alması oldukça faydalı olacaktır. Bu belgeyi imzalatıp “Paydaş Listesi”ndekilerle paylaşın.
3. Paydaş Listesi : Projeden bir şekilde etkilenecek irili ufaklı iç birim ve dış firmaların listesini oluşturun. Bu listede en azından Firma/Birim adı, Sorumlu kişi, İletişim bilgileri, Yapacaği işler ve Nasıl etkileneceği yer alsın. Bu çalışmanın içinde bir de gelecek değişiklik taleplerini kimin onaylayacağını belirlerseniz rahat edersiniz.
4.  Gereksinim Belgesi : “Paydaş Listeniz”deki herkesle görüşün ve projeden beklentilerini alın. Hızlı olmasi açısından bir excel paylaşıp doldurmalarını isteyebilirsiniz. Ya da herkesin biraraya geldiği birkaç toplantı seansıyla beklentileri alabilirsiniz. Böylece planlama yaparken neler yapacağınızı belirlemiş olursunuz ve en önemlisi de durmadan gelecek olan değişiklik taleplerine kısmen de olsa bir set çekmiş olursunuz.
5.  İş Kırılım Yapısı (İKY) : Bu çalışma bir ağaç yapısında grafik tarzındadır. Yapılacakları ana başlıklar halinde yazın ve 2-3 kademe daha aşağı inerek teslimatlar noktasında bırakın. Projeyi yönetilebilir parçalara bölmek ve resmin bütününü görmek açısından siz ve tüm paydaşlar için oldukça faydalıdır.
6. Aktivite Listesi/Zaman Çizelgesi : İKY’de hazırladığınız teslimatları hayat geçirmek için gerekli aktiviteleri/görevleri bir liste halinde ekibinizle birlikte yazın. Sonra bu listedeki işleri yapmak için gerekli kaynak (personel, alet edevat), süre ve tarihlerini belirleyin. Sonrasında uygun kaynakları, yöneticileriyle görüşerek teyit edin. Bu çalışmayla Zaman planımızı da hazırlamış oluruz.
7. Satın Alınacaklar : İKY ve Aktivite listesini hazırladıktan sonra karşınıza net bir harita çıkacak. Eğer uygun kaynaklar, kalifiye iş gücü veya gerekli know-how yoksa satınalma listeniz de böylece ortaya çıkmış olacak. Bunun için hemen teklif almaya başlayın, çünkü bütçemizi oluşturacağız.
8.  Maliyet ve Bütçe : Aktivite listenizde ihtiyacınız olan kaynaklar ve Satınalınacaklar listenizde de dışarıdan alacaklarını sizin toplam bütçenizi oluşturur. Genelde buna bir de risk rezervleri eklenir ama planlama çalışmasına çok vaktimiz olmadığını varsayıyorum.

En azından bu 8 çalışmayı yaparsanız ana olarak bir yönetim planına sahip olursunuz. Ama unutmayın, bu çalışmaların hepsi tekrarlıdır, birbirlerini etkilerler ve daha fazlası da zaten mevcuttur.